En amont :

Il peut être intéressant, en amont de la création d'une association, de répondre à ces quelques questions : 

  • Une association pour quoi, pour qui faire ?
  • Dans quel but ?
  • Avec qui ?
  • Avec quels moyens ? 
  • Avec quelles valeurs ?

Une association est un projet collectif, le minimum étant 2. Le cadre associatif s'il a des avantages, peut aussi comporter des inconvénients/restrictions dans le cas d'un projet de création d'emploi solo. Les chambres du commerces proposent des temps d'information gratuits qui vous permettrons d'identifier le statut d'entreprise adapté au projet.

Les documents/registres obligatoires

  • Les statuts

    Les statuts de l'association sont un contrat qui fixe les modalités de mise en oeuvre du projet, les ressources et la gouvernance interne de l'association. 

    Il existe des modèles de statuts types qu'il est conseillé d'adapter.

    Les articles obligatoires : 

    • Nom
    • Objet
    • Siège social
    • Durée de l'association
    • Catégorie de membres et leur nombre
    • Pouvoir des membres
    • Instances de gouvernance et fréquence des réunions, pouvoir de chaque instance,  sa sphère de compétence  ;  le nombre de voix affectées aux différentes catégories de membres
    • La procédure de renouvellement des membres
    • La description des ressouces
    • La description de la procédure en cas de litige, d'exclusion de membres ; ou en cas de dissolution de l'association
    • la date et les signatures de 2 administrateurs

  • Les documents officiels

    Cas général : 

    • Le récépissé de création de l'association
    • L'extrait de parution au JO
    • Le certificat d'immatriculation au répertoire SIREN (INSEE)
    • Les statuts signés
    • Le procès verval (PV) de l'Assemblée Générale Constitutive (ou constituante)
    • La liste des membres élus au conseil d'administration, comportant leurs professions et leurs coordonnées à jour (sans les dates de naissance).

    Cas particuliers : dans certaines branches d'activité, d'autres documents et certificats sont obligatoires, (ex. un professionnel de la production de spectacle doit détenir une licence d'entrepreneur du spectacle) renseignez-vous auprès d'un syndicat de branche, d'une chambre dédiée, d'une structure labellisée Guide Asso ou de l'URSSAF


  • Les registres des instances

    Il s'agit d'un dossier ou d'un classeur qui regroupe tous les PV et comptes rendus des réunions des instances, selon statuts : Bureau/ CA, AGO et AGE. 

    Les PV doivent être signés et accompagnés d'un rappel de l'ordre du jour et d'une feuille de présence, signée par les membres.

  • Le registre du personnel

    Un tableau qui récapitule les coordonnées des salariés, le type et la catégorie d'emploi, le nombre d'heures rémunérées, le salaire brut, le salaire net, le montant des cotisations patronales et salariales (voir exemple dans la rubrique "fonction employeur")

  • Le DUERP

    Le document unique d'évaluation des risques professionnels. Il s'agit d'un document obligatoire dès le premier salarié. Il décrit les activités, les lieux d'intervention et répertorie d'une part, les risques liés à l'activité ou au local, et d'autre part, il définit  les moyens de prévention mis en place. Ce document doit être mis à jour régulièrement en fonction des changements. Les centres de Santé au Travail disposent d'ergonomes qui peuvent vous aider à réaliser votre DUERP

  • Registre du traitement des données personnelles (RGPD)

    La RGPD demande à ce que la procédure de traitement des données personnelles soit définie et qu'un responsable du traitement soit nommé. Qu'il s'agisse du traitement des données des adhérents ou de celles des salariés, le procéssus de traitement doit être consigné dans un registre. La  CNIL délivre des modèles

Les documents facultatifs

  • Le projet associatif / éducatif

    C'est un document interne qui précise et complète les statuts. Il peut servir de feuille de route ou de plan de développement, sur une période donnée. 

    Il est facultatif mais pourra être demandé par un financeur dans le cadre d'une subvention ou d'une aide au projet.

  • Le règlement intérieur

    Il s'agit d'un document interne facultatif qui précise les règles de bonne conduite au sein de l'association. Il peut être utile si l'association développe un service de prêt (de vélo, de matériel divers) aux adhérents ou si celle-ci dispose d'un local ouvert aux adhérents. Il peut fixer le cadre et les limites d'utilisation des biens et des services que l'association met à disposition des adhérents/usagers. 

  • Organigrammes

    Schéma représentant les différents membres et leur fonction ; le circuit des décisions.

    Un organigramme fonctionnel peut aller plus dans le détail des procédures, il peut indiquer les coordonnées et les jours de présence des membres dirigeants ou de l'équipe salariée. 

    L'organigramme simple est un repère interne, l'organigramme fonctionnel peut par ex. indiquer au public comment s'inscrire à une activité ou comment porter réclammation.

Les documents quasi obligatoires

Les documents comptables ou liasse fiscale :

en théorie, tenir une comptabilité d'engagement (en partie double) sur logiciel, n'est obligatoire que si l'association obtient 153 000 € de subventions publiques (Europe comprise). 

  • En dessous de ce seuil il n'y a pas d'obligations comptables. Il est possible d'enregistrer uniquement les dépenses et les recettes sur un tableur ou de tenir une comptabilité sur tableur
  • Mais toute demande de subvention publique, quel que soit le montant accordé, demandera de produire un Budget Prévisionnel et un budget réalisé (ou Compte de Résultat ). Il est possible de les faire sur tableur. Des modèles sont prévu dans le dossier unique de demande de subventions. Si l'association obtient plusieurs financements publics, il peut être intéressant de télécharger un logiciel libre de comptabilité, afin de pouvoir automatiser les différents éléments de reporting (*).
  • A partir du seuil de 153 000 € , il y a obligation de produire des comptes clos, (Bilan, Compte de résultat, Balance et Journaux). Ceux-ci doivent certifiés "sincères et conformes" par un expert comptable ou un commissaire aux comptes. 

Certains financements publics demandent la publication annuelle des comptes au JO . Le conventionnement avec une Ville, une collectivité ou l'Etat peut prévoir le dépôt annuel des comptes dans "le compte asso".  Plus d'infos


Si l'association ne reçoit aucun financement, en marche normale, il n'est pas utile d'envoyer les comptes à la préfecture. Ceux-ci devront simplement être approuvés par l'AGO.

(*) Il existe des logiciels de comptabilité libres de droits qui peuvent être téléchargés gratuitement. Avant d'en choisir un, veillez à ce que le montant du chiffre d'affaire ne soit pas limité et qu'il ne soit pas trop ancien afin de bénéficier d’une aide en cas de plantage ! Certains développeurs animent des forum d'entraide.